pendekatan sistem pada masa yang akan datang

1.       Meramalkan Masa Depan yang Akan Datang

Sistem telah didefinisikan sebagai suatu keseluruhan yang terorganisasikan dan bersifat kompleks, yaitu susunan atau kombinasi benda-benda atau bagian-bagian yang membentuk suatu secara keseluruhan, utuh dan bersifat kompleks. Pendekatan sisitem akan terus beradaptasi dengan organisasi dan akan terus berada dalam proses perubahan. Tetapi, sulit untuk membuat ramalan-ramalan yang tepat terhadap aplikasi pada masa yang akan datang menggunakan pendekatan sistem. Pengaruhnya bersifat mendasar dan universal. Anialisis terhadap pengalaman masa lalu dan evaluasi terhadap kecenderungan yang ada menunjukan beberapa aplikasi, motivasi, dan maslah yang paling penting dimasa yang akan datang.

Beckett (1971) menyatakan bahwa teori sitem tidak pernah berakhir, walupun didasari pendekatan sistem masih baru akan tetapi teori sistem merupakan suatu instrumen dan pendekatan ynang berguna secara konseptual dan valid secara intelektual.

Tujuan meramalkan masa yang akan datang adalah dapat memprediksi segara sesuatu yang akan terjadi pada masa yang akan datang dalam organisasi.

Contoh yang telah dikutip dalam tulisan ini yang menunjukan bahwa aplikasi pendekatan sistem bersifat elementer (belum sempurna), dan ini terjadi dimana manejer telah mulai mengguankan pendekatan sistem. Sebagai contoh sejarah aplikasi pendekatan sistem pada dua dekade ini dimana konsep ini lebih ditekankan. Kita semkain menyadari bahwa meningkatnya jumlah aplikasi beberapa tipe organisasi pada beberapa tahun yang lalu, dan masa yang akan datang lebih banyak memungkinkan adanya aplikasi-aplikasi yang lebih baik.

2.       Peninjauan Ulang Terhadap Pendekatan Sistem

Analisis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan, analisis sistem meliputi:

a)      Kesadaran akan adanya suatu masalah

b)      Identifikasi berbagai alternatif

c)       Analisis dan sintesis dari berbagai faktor

d)      Penetuan suatu cara pemecahan masalah yang optiamal atau sekurang-kurangnya lebih baik

e)      Program kegiatan

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu analisa sistem yang baik adalah:

   1)      Tentukan input dan output dasar dari sistem

   2)      Tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap

   3)      Rancanagan perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan

·         Fersibility : cari yang memungkinkan

·         Viability : kelangsungan

·         Cost : cari yang harganya murah atau terjangkau

·         Effectiveness : dengan input yang sedikit, output besar

   4)      Buat rencana kerja dan penunjukkan tenaga

   5)      Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru

3.       Aplikasi Sistem pada Organisasi

Pendekatan sisitem menyediakan cara terbaik untuk menghadapi masalah organisasi dan manajerial yang kompleks. Pendekatan sistem tidak membatasi kita untuk berpikir tentang organisasi sebagai struktur yang benar-benar bersifat mekanistis dan birokratis, akan tetapi kita dapat menanggapinya sebagai sistem pemecahan masalah yang bersifat terbuka. Penekanan pada aplikasi pendekatan sitem terhadap berbagai jenis organisasi mengenai konsep-konsep desain sistem dan teknik-teknik analisis sistem adalah cocok untuk semua organisasi.

Menurut Eryatno dan Ma’arif (1989), ada tiga macam kondisi yang menjadi prasayarat agar supaya aplikasi pendekatan sistem dapat memberikan hasil yang memuaskan adalah :

   ·         Sasaran sistem didefinisikan secara jelas dan dapat dikenali, meskipun kadang kala       tidak dapat dikuantifikasikan. 

   ·         Proses pengambilan keputusan dalam sistem rill dilakukan dengan cara sentralisasi    yang logis.

   ·         Skala perencanaanya jangka panjang.

4.       Pendekatan Sistem dalam Hubungan Organisasi

Hubungan adalah suatu perkat ynag menghubungkan berbagai objek merupakan subsistem, hubungan ini adalah perekat yang menghubungkan berbagai sub-sistem tersebut secara bersama.

Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, tersendiri atas dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relatif terus menerus guna mencapai satu atau serangkaian tujuan yang telah ditetapkan bersama.

Pendekatan sistem dapat digunakan untuk mengahadapi maslah-masalah sosial dan ekonomi. Setiap organisasi akan menugaskan personilnya untuk ikut serta bersama-sama dengan rekannya dari organisasi lain pada suatu program khusus dan ini dapat dilakuakn dengan komunikasi informal seperti penyusunan panitia pada masa yang akan datang.

Teknologi informasi dapat dikembangkan melalui teknologi elektronik. Secara tradisional perhatian ditunjukan pada pengembangan komunikasi internal, sedangakan untuk masa yang akan datang pengembangan sistem informasi akan ditekankan pada pengembangan sistem informasi yang mengguanakn sistem.

5.       Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Lingkungan dari suatu sistem bukan hanya termasuk sesuatu yang berada diluar pengawasan sitem tetapi juga sesuatu dimana dalam waktu yang sama juga menetukan dalam berbagai cara kinerja sistem. Karena lingkungan berada diluar sistem.

Pendekatan sistem memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan-hubungan dalam organisasi. Semua organisasi mempeoleh input menstranformasikan dengan suatu cara dan mengembalikan dalam bentuk output pada lingkungan.

6.       Peranan Manajer

Manajer adalah setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya. Sumber daya lainnya dalam organisasi. Manajer harus dapat menangani perubahan yang dinamis dan melakuakn kordinasi pada sistem secara keseluruhan. Sistem manajemen memerlukan pegawai yang lebih terdidik dan pemasukan sejumlah spesialis yang berorientasi ke arah pencapaian untuk kerja organisasi.

Peran Manajer adalah:

1)      Peran antar personal

·         Pemuka simbolis

·         Pemimpin

·         Perantara (penghubung)

2)      Peran informasional

·         Penerus informasi

·         Perwakilan

3)      Peran pengambilan keputusan

·         Penyelesaian masalah

·         Pengalokasian sumber daya

·         Negotiator